Fylkesmannen i Nordland

Fylkesmennene i Norge går over til å sende brev digitalt gjennom Altinn. Det sparer miljøet for unødvendig bruk av papir og frigjør ressurser som kan brukes på andre samfunnsnyttige formål.

Fylkesmannen i Nordland var pilot for alle fylkesmennene i Norge da de tok i bruk tjenesten Digital post til virksomheter i Altinn i november 2017. Siden fulgte de andre fylkesmennene hakk i hel.

PC-skjerm som viser knapp for send melding. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (1 av 3)

Du varsler brukerne om oppgavene deres fra ditt fagsystem. Du velger selv når og hvordan, og varselet sendes umiddelbart til brukeren.

Tre mobilskjermer, en viser mottat melding, andre viser innlogging, tredje viser viktig melding. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (2 av 3)

Brukerne får varsel, logger inn og fyller ut. De får varsel om svar på det de har sendt inn og kan om nødvendig logge inn og lese svaret.

PC-skjerm som viser en graf. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (3 av 3)

Du mottar kontinuerlig data fra Altinn rett inn i ditt system. Her kan du selv purre på dem som somler, behandle saker og sende umiddelbart svar til brukeren.

PC-skjerm som viser knapp for send melding. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (1 av 5)

Du varsler brukerne om oppgavene deres fra ditt fagsystem. Du velger selv når og hvordan, og varselet sendes umiddelbart til brukeren.

Mobilskjerm som viser mottat melding. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (2 av 5)

Brukerne får varsel...

Mobilskjerm som viser innlogging. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (3 av 5)

...logger inn og fyller ut.

Mobilskjerm som viser en viktig melding. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (4 av 5)

Brukerne får varsel om svar på det de har sendt inn og kan om nødvendig logge inn og lese svaret.

PC-skjerm som viser en graf. Illustrasjon.

Slik fungerer digital post (5 av 5)

Du mottar kontinuerlig data fra Altinn rett inn i ditt system. Her kan du selv purre på dem som somler, behandle saker og sende umiddelbare svar til brukeren.

Ansatte fornøyd med nye prosesser

Arkivleder Michael Baumann forteller at Fylkesmannen i Nordland har 44 kommuner i sitt nedslagsfelt. Før Digital post ble tatt i bruk, måtte de for hver forsendelse til kommunene skrive ut 44 brev, som igjen ble puttet i hver sin konvolutt. Nå har de adresselister i sine arkivsystemer, gjør ferdig dokumentet, klikker på ekspeder, og systemet tar seg av resten. At digitaliseringen har gitt fornøyde ansatte og brukere er det ikke noe tvil om.

– Det har helt klart blitt enklere og gitt oss en effektiviseringsgevinst. Fylkesmennene har alltid hatt et ønske om å ligge langt fremme, så digitaliseringen har gitt mersmak, sier han.

God gevinstrealisering

Ifølge Baumann ser de allerede nå at overgangen har en økonomisk gevinst.

– Det er opplagt at det blir billigere å slippe utgifter på post og papir. På sikt ser vi også at vi vil spare inn tid på saksbehandling. Da frigjør vi arbeidskraft og kan bruke mer tid på våre kjerneoppgaver. Fylkesmennene i Norge har beregnet at utgående post vil reduseres med cirka 20 prosent ved å bruke tjenesten. Det tilsvarer rundt 60.000 utsendelser i året, forteller han.

Spennende å være med på reisen

Fylkesmannen i Nordland var pilot for resten av Fylkesmennene og Baumann sier de hadde et godt og smidig samarbeid med Altinn underveis i prosessen.

– Vi hadde direkte kontakt hele veien. Altinn var løsningsorientert og vi fikk god rådgivning underveis. Det var et interessant samarbeid på alle mulige måter.

Fakta

  • Fylkesmannen er statens representant i fylket og har ansvar for å følge opp vedtak, mål og retningslinjer fra Stortinget og regjeringen
  • Fylkesmannen er et viktig bindeledd mellom kommunene og sentrale myndigheter
  • Det er 16 fylkesmenn totalt i Norge
  • Fylkesmannen i Nordland er Hill-Martha Solberg
  • Alle statlige etater er pålagt å bruke Digital post til virksomheter i Altinn for å levere digital post til næringsliv og andre virksomheter
  • Meldingene kan inneholde vedlegg og linker, og mottaker av meldingene kan varsles på e-post eller sms om at de har fått en melding i Altinn.